L’installazione di un impianto di videosorveglianza in un condominio comporta una serie di obblighi che vanno oltre la semplice delibera assembleare, come previsto dall’articolo 1122-ter del Codice civile. Questi obblighi includono una serie di attività complesse che devono essere gestite dall’amministratore di condominio.
Aggiornamento del Registro Anagrafico e della Sicurezza (Ras)
Una delle attività più complesse riguarda la gestione e l’aggiornamento del Registro anagrafico e della sicurezza (Ras), obbligatorio in base all’articolo 1129, n. 6 del Codice civile. Questo registro deve contenere tutte le informazioni rilevanti sugli impianti di videosorveglianza, comprese le nomine di addetti e responsabili, le valutazioni di impatto sulla privacy e le delibere dell’assemblea condominiale.
L’amministratore è tenuto non solo a mantenere il Ras, ma anche ad aggiornarlo costantemente. Questo implica la registrazione di tutti i dati necessari per la gestione della sicurezza degli impianti condominiali, comprese le fasi di installazione e gestione della videosorveglianza.
Nomina del responsabile del trattamento dati
Quando un condominio decide di installare un impianto di videosorveglianza, è necessario nominare un responsabile per il trattamento dei dati personali, come previsto dall’articolo 28 del GDPR. Questo ruolo può essere ricoperto dall’amministratore di condominio o da un fornitore esterno incaricato della gestione tecnica dell’impianto. La nomina deve avvenire tramite contratto scritto, che specifichi le finalità del trattamento, i diritti e doveri delle parti, e le misure di sicurezza adottate.
Obblighi previsti dall’articolo 28 del GDPR
Il contratto deve indicare chiaramente le finalità del trattamento, ad esempio se si limita alla visualizzazione delle immagini, oppure include l’estrapolazione e la manutenzione dell’impianto. Ogni operazione di trattamento richiede un incarico scritto da parte del condominio, e queste informazioni devono essere accuratamente annotate nel Ras.
Nel registro devono essere specificati:
- Il nominativo del responsabile del trattamento, se diverso dall’amministratore.
- Le misure di sicurezza adottate per proteggere i dati personali.
- Le responsabilità assegnate, inclusa la gestione, la manutenzione e l’accesso ai dati delle telecamere.
Valutazione d’impatto sulla privacy
Un altro elemento cruciale da inserire nel Ras è il risultato della valutazione d’impatto sulla privacy, che nel caso di un condominio può essere una valutazione dell’interesse legittimo. Prima dell’installazione, l’amministratore deve condurre una valutazione che stabilisca la necessità e proporzionalità dell’impianto, bilanciando l’interesse del condominio alla sicurezza con i diritti degli individui coinvolti.
La valutazione deve evidenziare le ragioni che giustificano l’installazione delle telecamere e i rischi per i diritti degli interessati, oltre a documentare le misure adottate per ridurre tali rischi, come la limitazione delle aree riprese o dei tempi di conservazione delle immagini.
Motivazioni che giustificano l’installazione
Nel Ras deve essere annotata anche la parte della valutazione LIA che riguarda la necessità concreta dell’impianto, come raccomandato dalle Linee guida 3/2019 dell’Edpb sulla videosorveglianza. Le motivazioni devono essere specifiche e attuali, come furti o atti vandalici avvenuti nelle aree comuni del condominio.
La valutazione deve includere anche un’analisi delle soluzioni alternative (es. guardiania o cancelli automatici) e spiegare perché queste non siano sufficienti. Inoltre, deve essere chiarita la necessità di un monitoraggio continuo per garantire la sicurezza.
Delibera assembleare
Infine, nel Ras deve essere registrato il verbale dell’assemblea condominiale che approva l’installazione dell’impianto, secondo quanto previsto dall’articolo 1122-ter del Codice civile. La delibera deve essere approvata con la maggioranza qualificata dell’articolo 1136, secondo comma, del Codice civile (la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio).
Nel verbale devono essere annotati:
- Il numero di telecamere e le aree da sorvegliare.
- Le modalità di accesso alle immagini, comprese le persone autorizzate e i tempi di conservazione.
- Le condizioni contrattuali per l’appalto e la gestione dell’impianto, incluse le garanzie di sicurezza e riservatezza.
Antonio Scarrà